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文件数字化服务
为什么您的企业需要文件数字化服务？
对于企业来说，文件资料是最重要的智慧资产。在商业流程、内部流程的各个环节都隐含着大量文件资料的传递，无论是每年、每月的财务报表、与客户签订的合约，还是产品的检验报告等等，当各种文件不断增加时，若没有妥善的管理解决方案，不仅会花费许多人力与时间整理，更会造成后续的查找困难和资安隐忧。
许多调查数据同时也应证了这一点。如美国智慧流程管理公司Nintex在2018年的一份调查提到，49%的员工由于公司内部文件管理不当，难以快速找到所需档案。亦如IDC国际数据信息在2019年做的调查也指出，42%的员工认为公司内部的文件流程大多仰赖人工作业，造成工作效率和生产力降低，且衍生更多管理成本。
种种迹象显示，文件资料的管理在企业中的重要性不容忽视，无论是各种电子文件的散落问题、亦或是转化成纸本文件后的串流管理，在在都是企业需要着眼的课题。在这些数据类型中，尽管数字化的发展越来越全面，但纸本文件始终没有彻底从商业流程中消失。相反地，正由于减少了非必要打印的文件，纸本含有重要机密的比例增加。这让企业需要有更良好的文件数字化解决方案，减少整理和查找文件所需花的成本，增加对于重要纸本信息的维护。
因应这样的需求，
什么是文件数字化服务(DPO)？
DPO（Document Process Outsourcing）提供的是将纸本文件数字化的服务，包括扫描归档、定义分类和资安层级，以及制定文件管理系统，将纸本信息转换为更易管理的数字资产，并透过交给可信赖的第三方厂商协助您完成。
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降低管理成本大量的纸本数字化动作，均需仰赖人力执行，能够不需新增员工或雇员，亦可避免对应内部管理作业成本增加。
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增加经济效益在文件数字化之后，纸本文件即可转移至较低廉的存放中心，节省文件置放占用之昂贵的办公空间，降低办公环境营运成本。
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增进安全及效率透过电子文件优先进行即时检阅，减少纸本查找时间与可能性的往返运送之费用，既可增加调阅文件之效率，亦可降低纸本正本的传递遗失风险。工或雇员，亦可避免对应内部管理作业成本增加。
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避免各种因环境因素造成之文件毁损数字化后之原始文件透过妥善保存，置放于适宜的存放中心，可保持文件在恒温、恒湿的环境中收纳，能避免毁损珍贵文件。
太阳集团电子游戏中国如何协助您文件数字化？
太阳集团电子游戏中国拥有专业DPO服务团队，提供完整文件数字化、仓储管理以及一站式文件生命周期服务，并以以严格的作业流程安排，为您解决企业文件流程问题。
在与客户初步接触时，顾问会透过现地场勘确认需求，针对堆积的纸本文件，透过两步骤，先将杂乱的文件依照客户定义的原则「标准化」分类，再进行整理以及归类，分批进行数字化。
数字化完成后，太阳集团电子游戏中国会依照客户需求及检索规则，将数字化档案命名，方便后续查找。
太阳集团电子游戏中国的DPO服务，可为您省下纸本资料占据大量空间产生的营运成本。透过文件管理系统有效归档后，员工也可更轻松查找档案，纸本文件也可依法定存放时间排程销毁。就让太阳集团电子游戏中国为您订定完善的文件流程服务，让您可以将更多的时间投入发展企业核心，持续专注前行！